Surfplatta som arbetsverktyg för dig som är förtroendevald

Hallsbergs kommun lånar ut surfplattor som ett arbetsverktyg för förtroendevalda. Surfplattorna används i samband med ditt politiska uppdrag som förtroendevald.

Innehåll på sidan

Surfplattorna tillhandahålls med mobilt bredband samt tillgång till trådlöst nätverk (WiFi) i kommunhuset. Trådlöst nätverk krävs ibland vid uppdateringar.

Du får självklart med de nödvändiga uppgifterna du behöver för att kunna nyttja surfplattan i ditt uppdrag. Du behöver förvara dessa uppgifter väl då det endast är du som har kuvertet med SIM-kortets uppgifter med mera.

Ansvarsförbindelse

För att få tillgång till din surfplatta krävs att du skriver på en ansvarsförbindelse mellan dig som förtroendevald och Hallsbergs kommun. I ansvarsförbindelsen står ytterligare information kring vad som gäller i användandet samt regelverk. Läs dessa noggrant.

Användning

Surfplattorna är ett arbetsredskap som först och främst är till för att användas i samband med förtroendeuppdrag för kommunen. Det är dock tillåtet att använda surfplattan utöver det.

Hallsbergs kommun har ingen försäkring som omfattar förlust eller skada på surfplattorna. Som användare har den förtroendevalda vård- och omsorgsplikt om enheten och ska hantera och förvara den på ett aktsamt sätt så att skada och stöld förebyggs.

Ersättningsskyldighet motsvarande reparationskostnad alternativt kostnad för inköp av en ny enhet kan uppkomma för den förtroendevalde vid uppenbart vårdslöst handhavande. Denna ersättningsskyldighet gäller även i de fall då uppdraget upphör och det visar sig vid tiden för återlämnandet att enheten är skadad eller försvunnen.

Vid förlust av enhet ska den förtroendevalda omedelbart kontakta nämndsekreteraren vid den förtroendevaldes nämnd, styrelse eller kommunfullmäktige.

Digitala handlingar

I och med att den förtroendevalda kvitterat ut sin surfplatta och godkänt ansvarsförbindelsen är användaren införstådd med att alla kallelser, handlingar och protokoll fortsättningsvis delges digitalt via avsedd applikation i surfplattan. Det inkluderar även att kallelsen bedöms vara utskickad i behörig ordning i och med att den finns tillgänglig via applikationen.

Inga krav på en parallell utskrifts- eller pappershantering kan ställas gentemot nämndsekreteraren.

Applikationer

När du får din surfplatta är den installerad med de nödvändiga appar som krävs för ditt uppdrag. Det är bland annat mejlapplikation med din personliga kommunala mejladress samt Meetings.

Meetings är det program som vi använder oss av i möteshanteringen. I Meetings kan du se kallelse, protokoll och samtliga handlingar till ärenden som ska behandlas på det sammanträde du är kallad till.

Regler

Surfande via mobilt bredband i utlandet kan i vissa fall leda till höga kostnader och bör därför inte ske. Om den förtroendevalde ändå väljer att surfa utomlands, har kommunen som utgångspunkt att eventuell extrakostnad debiteras den förtroendevalde.

Support

Utöver de programvaror och appar (Meetings, mejl) som Hallsbergs kommun tillhandahåller ansvarar den förtroendevalde själv för eventuell installation, hantering, programuppdatering och kostnader för de program som installeras på surfplattan.

Får du problem med din inloggning till surfplattan, Apple-ID, mejl, abonnemang eller Meetings, kontakta din nämndsekreterare.

Andra problem som är relaterade till hårdvaran i din platta vänder du dig till IT:s helpdesk på 0585 – 481 00 eller via felanmälan i direkt i surfplattan.

Återlämnande

När den förtroendevaldes uppdrag upphör, oavsett anledning kan den förtroendevalda ansöka om att enheten köps ut enligt Regler för utköp av IT-utrustning. Om utköp nekas ska surfplattan snarast återlämnas till respektive nämndsekreterare. Vid återlämning ska surfplattan vara nollställd och samtliga tillbehör (SIM-kort, laddare, originalkartong) lämnas åter.

Tänk på att surfplattan är ett arbetsredskap, din ersättare behöver tillgång till surfplattan skyndsamt och i bra skick.

E-post

I samband med att du får en surfplatta får du även en mailadress som blir din officiella mailadress som förtroendevald. Det är till den som anställda inom kommunen kommer att skicka mail och det kan även finnas privatpersoner som skickar in synpunkter eller frågor till den mailadressen. Som förtroendevald med en halllsberg.se-mail är det ditt ansvar att läsa den regelbundet. Både anställda inom kommunen och kommuninvånare kommunicerar via denna kanal. Normalt ska svar avges inom två dagar. Behövs längre tid ska du svara att du mottagit mailet och att du återkommer med ett svar.

Är du förtroendevald som inte har fått surfplatta från din nämnd, så ska e-post läsas via telefon, egen surfplatta eller dator. Be din nämndsekreterare om instruktioner.

Meetings

Meetings är en applikation för digitala kallelser och protokoll för surfplattor. I Meetings kan du se kallelse, protokoll och se samtliga handlingar till ärenden som ska beslutas om i det sammanträdet du är kallad till.

Appen har användarvänlig utformning med anteckningsfunktioner och möjlighet att följa med i ärenden och handlingar på ett sätt som ska underlätta för användaren. Meetings har sökningsfunktionalitet vilket innebär att du kan söka på nyckelord samt i dokumentens innehåll istället för att bläddra i pappersmängder efter information.

För att kunna logga in i Meetings måste du ha fått ett användarnamn och lösenord av din nämndsekreterare.

Får du problem med ditt användarnamn och lösenord, vänd dig till din nämndsekreterare.

Kontaktcenter

Kontaktcenter hjälper dig med dina frågor om kommunens verksamheter. Kan vi inte svara på din fråga hjälper vi dig vidare till rätt person.