Surfplatta som arbetsverktyg för dig som är förtroendevald

Hallsbergs kommun lånar ut surfplattor som ett arbetsverktyg för förtroendevalda. Surfplattorna används i samband med ditt politiska uppdrag som förtroendevald.

Surfplattorna tillhandahålls med mobilt bredband. Trådlöst nätverk krävs vid uppdateringar.

Du får självklart med de nödvändiga uppgifterna du behöver för att kunna nyttja surfplattan i ditt uppdrag.

Ansvarsförbindelse

För att få tillgång till din surfplatta krävs att du skriver på en ansvarsförbindelse mellan dig och Hallsbergs kommun. I ansvarsförbindelsen finns ytterligare information om vad som gäller för användandet och om regelverk. Läs dessa noggrant.

Användning

Surfplattan är ett arbetsredskap. Den är först och främst till för att användas i samband med ditt förtroendeuppdrag för kommunen. Det är dock tillåtet att använda surfplattan utöver det.

Hallsbergs kommun har ingen försäkring som omfattar förlust eller skada på surfplattorna. Som användare har du vård- och omsorgsplikt om enheten. Du ska hantera och förvara den på ett aktsamt sätt så att skada och stöld förebyggs.

Om du har hanterat surfplattan på ett uppenbart vårdslöst sätt kan du bli ersättningsskyldig. Skyldigheten gäller även när ditt uppdrag upphör och du ska återlämna surfplattan. Om det då visar sig att den är skadad eller försvunnen kan du bli ersättningsskyldig.

Ersättningsskyldigheten motsvarar kostnaden för reparation eller för inköp av ny enhet.

Om du förlorar din surfplatta ska du omedelbart kontakta din nämndsekreterare.

Digitala handlingar

När du har kvitterat ut sin surfplatta och godkänt ansvarsförbindelsen är du införstådd med att alla kallelser, handlingar och protokoll fortsättningsvis delges digitalt genom den avsedda appen i surfplattan.

Kallelsen bedöms vara utskickad i behörig ordning i och med att den finns tillgänglig i appen.

Inga krav på en parallell utskrifts- eller pappershantering kan ställas gentemot nämndsekreteraren.

Appar

När du får din surfplatta är den installerad med de nödvändiga appar som krävs för ditt uppdrag. Det är bland annat Meetings Plus och Outlook, appen för e-post med din personliga kommunala mejladress.

Meetings Plus är den app vi använder i möteshanteringen. I Meetings Plus kan du se kallelse, protokoll och samtliga handlingar till de ärenden som ska behandlas på det sammanträde du är kallad till.

Regler

Du bör inte surfa med ditt mobila bredband utomlands. Det kan det leda till höga kostnader. Om du surfar utomlands och extra kostnader uppstår har kommunen som utgångspunkt att debitera dig för de kostnaderna.

Support

Appar

Hallsbergs kommun tillhandahåller och ansvarar för apparna Meetings plus,Outlook (mejl), Företagsportalen och Troman genvägen.

Om du installerar andra appar på surfplattan ansvarar du själv för

• installation
• hantering
• programuppdatering
• kostnader.

Inloggning, mejl, abonnemang och Meetings plus

Du ska kontakta din nämndsekreterare om du har problem som gäller

• din inloggning till surfplattan
• din mejl
• abonnemanget för ditt mobila bredband
• Meetings Plus.

Hårdvaran i din surfplatta

Om du har problem som gäller hårdvaran i din surfplatta ska du kontakta IT.

Du kan ringa IT:s helpdesk på 0585-481 00 eller göra en felanmälan i direkt i din surfplatta.

Återlämnande

När ditt uppdrag upphör kan du ansöka om att köpa ut surfplattan. Det gäller oavsett av vilken anledning ditt uppdrag upphör. Det görs då enligt de regler som finns för detta.

Kontakta din nämndsekreterare för mer information.

Om du nekas att köpa ut surfplattan ska du snarast lämna tillbaka den till din nämndsekreterare. När du lämnar tillbaka den ska surfplattan vara nollställd och samtliga tillbehör lämnas åter. Det gäller till exempel SIM-kort, laddare och originalkartong.

Tänk på att surfplattan är ett arbetsredskap. Din ersättare behöver tillgång till surfplattan skyndsamt och den behöver vara i bra skick.

E-post

I samband med att du får en surfplatta får du även en e-postadress. Den blir din officiella e-postadress som förtroendevald.

Det är till den adressen anställda inom kommunen kommer att skicka e-post till dig. Du kan även få synpunkter eller frågor från privatpersoner till den e-postadressen.

Som förtroendevald med en hallsberg.se-adress är du ansvarig att läsa e-posten regelbundet. Både anställda inom kommunen och kommuninvånare kommunicerar via denna kanal.

Normalt ska du svara inom två dagar. Behöver du längre tid på dig ska du svara att du mottagit meddelandet och att du kommer att återkomma med ett svar.

Om du inte har fått någon surfplatta från din nämnd, ska du läsa din e-post via telefon, egen surfplatta eller dator. Be din nämndsekreterare om instruktioner.

Meetings Plus

Meetings Plus är en app för digitala kallelser och protokoll.

I Meetings Plus kan du se kallelse, protokoll och samtliga handlingar som hör till de ärenden som det ska beslutas om på det sammanträde du är kallad till.

Appen har en användarvänlig utformning. Det finns anteckningsfunktioner och möjlighet att följa med i ärenden och handlingar på ett sätt som ska underlätta för dig som använder appen.

För att kunna logga in i Meetings Plus måste du ha fått ett användarnamn och lösenord av din nämndsekreterare.

Får du problem med ditt användarnamn och lösenord, vänd dig till din nämndsekreterare.