Mötesteknik för dig som är förtroendevald
Regler som gäller möten. Läs om beslut, yrkande, votering och jäv med mera.
Initiativrätt – rätten att väcka ärenden
Ledamöter i fullmäktige har rätt att väcka motioner i kommunfullmäktige. Varje motion får inte behandla flera ämnen, då får ledamoten lämna in flera motioner i stället. En ersättare får bara lämna in motioner till ett sammanträde där hen tjänstgör som ledamot. Motioner ska innehålla namn och partitillhörighet och lämnas in innan sammanträdet där den ska anmälas.
Ledamöter och tjänstgörande ersättare i nämnder och kommunstyrelsen har rätt att väcka ärenden i nämnden eller styrelsen. Det betyder däremot inte att ärendet måste avgöras under samma sammanträde. Det kan behöva beredas och tas upp till beslut på ett senare sammanträde. Initiativet ska innehålla ledamotens namn och partitillhörighet och lämnas in senast två arbetsdagar innan sammanträdet där initiativet ska anmälas.
Närvarorätt - rätten för utomstående förtroendevalda att närvara vid nämnders sammanträden
Fullmäktige får besluta att en förtroendevald som inte är ledamot eller ersättare i kommunstyrelsen eller en viss nämnd ska få närvara vid den instansens sammanträden och delta i överläggningarna. Dessa förtroendevalda får inte delta i besluten. Det är ett sätt för fullmäktige att se till att de mindre partierna får insyn i kommunstyrelsen och nämnderna.
I Hallsbergs kommun har kommunfullmäktige reglerat detta i nämndernas reglementen och där gett varje nämnd rätt att besluta vilka som får delta på sammanträdena utöver nämndens ledamöter och ersättare.
Utomståendes skyldighet att lämna upplysningar till kommunfullmäktige
Ordföranden och vice ordförandena i en nämnd, revisorerna och de anställda i kommunen är skyldiga att lämna upplysningar vid fullmäktiges sammanträden om fullmäktige begär det. Denna skyldighet gäller endast om det inte finns något hinder för det på grund av sekretess enligt lag.
Sammanträden
Kommunfullmäktige, kommunstyrelsen och nämnderna bestämmer tid och plats för sina sammanträden. Detta görs i slutet av föregående år och en sammanträdeskalender sammanställs. Sammanträdestider för kommunfullmäktige, kommunstyrelsen och nämnderna finns på kommunens hemsida.
Gällande nämnderna ska sammanträde även hållas om minst en tredjedel av nämndens ledamöter begär det, eller om ordföranden anser att det behövs.
Gällande fullmäktige ska sammanträde också hållas om minst en tredjedel av ledamöterna eller kommunstyrelsen begär det eller om ordföranden anser att det behövs.
Öppna eller slutna sammanträden
Kommunfullmäktiges sammanträden ska vara offentliga. Kommunstyrelsens och nämndernas sammanträden hålls däremot som princip bakom stängda dörrar. Nämnden kan besluta om att deras sammanträde, eller en del av sammanträdet ska vara offentligt. I Hallsbergs kommun är alla sammanträden förutom kommunfullmäktiges sammanträden stängda för allmänheten.
En nämnds sammanträde ska däremot alltid hållas bakom stängda dörrar om det ärende som behandlas handlar om myndighetsutövning, eller om det finns uppgifter i ärendet som innefattas av sekretess.
Ersättare
Ersättare som inte tjänstgör vid sammanträden har rätt att närvara och ska därför meddelas om tid och plats. Ersättare i kommunstyrelsen och i nämnderna som ej tjänstgör har yttranderätt under sammanträdena. Ej tjänstgörande ersättare får inte delta i beslut i ärenden.
Växeltjänstgöring
En ledamot som kommer till ett pågående sammanträde där en ersättare redan har trätt in och tjänstgör, har rätt att tjänstgöra. Den ordinarie ledamoten bör låta ersättaren fortsätta sin tjänstgöring till dess att beslut fattats i pågående ärende. Därefter kan den ordinarie ledamoten gå in och ta sin plats.
Har en ledamot avbrutit sin tjänstgöring under sammanträdets gång får ledamoten inte komma tillbaka och fortsätta sin tjänstgöring senare under sammanträdet. Det enda undantaget är om ledamoten inte fått delta i behandlingen av ett ärende på grund av jäv.
Ordföranden ska alltid kontrollera att ledamoten verkligen avbrutit sin tjänstgöring innan en ersättare kallas in. Det är tillåtet att tillfälligt lämna sammanträdesrummet för exempelvis toalettbesök.
Fastställande av yrkanden
När de politiska diskussionerna har avslutats lägger ordföranden fram förslagen till beslut, så kallade yrkanden. Yrkanden ska vara formulerade så att de kan besvaras ja eller nej.
Ordförande börjar med att gå igenom de yrkanden som lagts fram under överläggningen för att kontrollera att de uppfattats korrekt. När detta konstaterats får yrkandena inte ändras eller tas tillbaka, om inte fullmäktige/styrelsen/nämnden är överens om att tillåta det. Om det finns fler än ett yrkande ska ordföranden ställa dessa i en proposition, en slags omröstningsordning.
Yrkanden och propositionsordning
Yrkanden kan delas upp i två kategorier. Den första är formella yrkanden som innebär att ärendets hantering eller beslutsgång påverkas. Exempelvis återremiss och bordläggning.
Den andra kategorin är sakyrkanden som innebär att man beslutar i ärendet enligt den normala beslutsgången men att man ändrar, lägger till, bifaller eller avslår. Sakyrkanden är alltså faktiska ändringar av förslaget på beslut.
Det är viktigt att de olika typerna av yrkanden behandlas var för sig i en propositionsordning. Detta så att inte ett sakyrkande ställs mot ett formellt yrkande. Om båda typerna av yrkanden ställts under samma ärende är det viktigt att först pröva de formella yrkandena eftersom de kan påverka beslutsgången och ärendet kanske inte ens kommer att avgöras under pågående sammanträde.
Yrkande om bordläggning och återremiss i samma ärende
Om det både finns ett yrkande om bordläggning och ett om återremiss så är rekommendationen att först ställa frågan om återremiss under proposition. Om bordläggningsyrkandet hanteras först, finns en risk för att ärendet återremitteras då det återkommer efter att det bordlagts. Om det händer innebär det att beslutet kan fördröjas ytterligare en tid.
Begäran om omröstning – votering
En ledamot har rätt att be om omröstning om han eller hon tycker att beslutet ska avgöras på sådant sätt. Omröstningen avgörs genom enkel majoritet. Om det blir lika röstetal så har ordföranden utslagsröst. Om omröstning begärs ska det ske öppet utom i ärenden som behandlar val eller anställning av personal.
Rätten att rösta och att avstå från att rösta
Varje ledamot har en röst. En ledamot har rätt att avstå från att delta i omröstning eller beslut i ett ärende. En ledamot som avstår från att delta i ett beslut ska anmäla det till ordföranden innan beslut i ärendet fattas. Efter att beslut i ärendet fattats går det inte att anmäla att man avstått från att delta utan detta måste framgå innan beslutet.
Det finns två undantag från huvudregeln. Det första är ordföranden som alltid är skyldig att rösta när det behövs för att ärendet ska kunna avgöras, det vill säga för att undvika att det blir lika antal röster.
Det andra undantaget är om ärendet rör sig om myndighetsutövning mot enskild, då måste alla ledamöter delta i beslutet. Alla ledamöter som tjänstgör under handläggningen i ärendet måste även delta i beslutet.
Reservationer
Alla ledamöter som har deltagit i ett beslut får reservera sig mot beslutet. Ledamoten måste inte ha yrkat på något annat förslag för att ha rätt att reservera sig mot beslutet. Reservationer ska anmälas innan sammanträdet avslutas.
Anledningen till att reservera sig är att markera att man har en mening som avviker mot majoriteten. I de fall då straffansvar eller revisionsansvar kan bli aktuellt kan en reservation innebära att den som har reserverat sig också kan befrias från eventuellt juridiskt ansvar för beslutet.
Motivering görs skriftligt
Om en ledamot vill motivera sin reservation i ett beslut ska det göras skriftligt. Motiveringen ska lämnas in till sammanträdets sekreterare samma dag som sammanträdet hållits, det kan vara bra att meddela sekreteraren under mötet om att en skriftlig reservation kommer att komma under dagen. Juridiskt har den skriftliga reservationen ingen betydelse, den är bara en motivering till den reservation som angetts i protokollet. Det är reservationen i protokollet som är juridiskt bindande.
Protokoll
Vid ett sammanträde ska protokoll föras och det finns regler för form och innehåll.
Justering
Efter varje sammanträde skrivs ett protokoll. Protokollet ska justeras av ordförande och utvald justerare. I kommunfullmäktige väljs två justerare utöver ordförande men i kommunstyrelsen och nämnderna väljs endast en justerare. Justeringen sker digitalt och ska ske senast 14 dagar efter sammanträdet. Det är endast protokollets framsida, beslutssidor och paragrafsbilagor som justeras, inte beslutsunderlag.
Omedelbar justering
Om fullmäktige/styrelsen/nämnden bestämmer att en paragraf ska justeras omedelbart så bör paragrafen redovisas skriftligt innan sammanträdet avslutas och paragrafen justeras. Om det inte är möjligt ska beslutstexten läsas upp av ordföranden.
Justeringens lagliga betydelse
En förutsättning för att de beslut som tas upp i ett protokoll ska få verkställas är att protokollet justeras. Anslag om protokolljustering ska vara publicerat på kommunens digitala anslagstavla under hela klagotiden vilken är tre veckor sedan anslaget satts upp. Efter det får besluten laga kraft och kan inte längre överklagas.
Om anslaget tas ned innan klagotiden är slut innebär det att beslutet inte får laga kraft och kan komma att överklagas även efter att tre veckor har gått.
Jävsregler
Jäv innebär att en ledamot har ett intresse i ett ärende som på ett eller annat sätt kan påverka hans eller hennes ställningstagande. Jäv gäller alla ärenden och inte bara för ärenden som handlar om myndighetsutövning. En förtroendevald revisor ska följa de jävsregler som gäller för en ledamot i nämnd.
Den som känner till en omständighet som skulle kunna utgöra jäv ska självmant anmäla det. Jäv anmäls till ordföranden, antingen innan sammanträdet påbörjats eller under pågående sammanträde, innan handläggning och beslut av ärendet där jäv kan vara aktuellt.
Om en ledamot är jävig under ett sammanträde med kommunstyrelsen eller en nämnd ska ledamoten lämna lokalen medan ärendet handläggs och beslut fattas. Om det gäller ett ärende i kommunfullmäktige får personen stanna kvar i lokalen eftersom det är ett öppet möte men hen får inte delta i överläggning eller beslut.
Normalt sett behövs inget beslut när en jävssituation uppstår eftersom den jävige själv anmäler jäv i ärendet. Ett formellt beslut behövs däremot i de fall som en ledamot utpekas som jävig och inte själv anser sig vara det.
Är sammanträdet inte beslutsföra utan den jävet gäller och ingen ersättare kan träda in får den jävet gäller delta i behandling och beslut i ärendet. Detta gäller endast om ärendet är av brådskande karaktär och inte kan tas upp vid nästa sammanträde.
Kriterier för jäv
En förtroendevald är jävig om:
- Saken angår en själv, make/maka, sambo, förälder, barn, syskon eller annan närstående.
- Ledamoten eller någon närstående är ställföreträdare för den som saken angår eller för någon som kan vänta särskild skada eller nytta av ärendets utgång.
- Ärendet rör tillsyn av sådan kommunal verksamhet som ledamoten själv är knuten till.
- Om ledamoten har fört talan som ombud eller mot ersättning biträtt någon i saken.
- Om det i övrigt finns någon särskild omständighet som kan rubba förtroendet till ledamotens opartiskhet i ärendet.
Jävsfrågan för ledamöter i kommunalägda aktiebolag
När en nämnd, styrelse eller fullmäktige behandlar ett ärende som berör ett aktiebolag där kommunen äger minst hälften av aktierna så bedöms inte en ledamot vara jävig enbart på den grund att denna även är ställföreträdare för bolaget. Samma regler gäller för en stiftelse där kommunen utser minst hälften av ledamöterna.
Dubbla engagemang
Kommunen är en politiskt styrd organisation som bygger på frivillighet. Lagen ska inte vara så inskränkande att det hindrar människor som är engagerade i exempelvis föreningsliv att ta på sig ett kommunalt förtroendeuppdrag.
Om en person som företräder kommunen vid en förhandling med en organisation, tillhör eller har tillhört den aktuella organisationen, anses det inte finnas risk för jäv. Däremot bedöms personen som jävig om personen sitter eller har suttit i organisationens styrelse.
En ledamot bedöms inte vara jävig vid handläggningen av ett ärende i en nämnd enbart på den grund att ledamoten tidigare deltagit i handläggningen av samma ärende i en annan nämnd.
Bordläggning och återremiss
Bordläggning av ett ärende innebär att fullmäktige/styrelsen/nämnden skjuter på beslut i ett ärende till ett kommande sammanträde. Om ett ärende bordläggs så kommer det inte att ske någon handläggning av ärendet innan nästa sammanträde.
Om ett ärende återremitteras är det något i beslutsunderlaget som fullmäktige/styrelsen/nämnden inte är nöjd med och vill att något ska göras innan beslut i ärendet kan fattas. Om ett ärende återremitteras för ytterligare handläggning måste det motiveras tydligt så att det framgår vad som ska göras med beslutsmaterialet innan ärendet ska upp för beslut igen.
Ett ärende ska bordläggas eller återremitteras om det begärs av minst hälften av ledamöterna, det vill säga det ska beslutas om med enkel majoritet. I en nämnd med 11 ledamöter innebär det att sex stycken av dem måste rösta för bordläggning eller återremittering. En återremiss ska alltid motiveras så att det beredande organet vet vad som behöver beredas mer innan det skickar upp ärendet igen.
Minoritetsåterremiss
I kommunfullmäktige kan en minoritet begära återremiss. Den rätten finns för att stärka de demokratiska beslutsprocesserna. Beslut om minoritetsåterremiss ska motiveras för att tydliggöra vad det beredande organet ska utreda. För att hindra att en minoritet förhalar och försvårar beslutsprocessen är det majoriteten som avgör omfattningen och tidsaspekten av utredningen som ska genomföras.
En minoritetsåterremiss kräver att minst en tredjedel av ledamöterna röstar för återremiss. En återremiss kan endast begäras och beslutas en gång per ärende.
Kriterier för bordläggning och återremiss
Ett ärende i kommunfullmäktige ska bordläggas eller återremitteras om det begärs av minst en tredjedel av ledamöterna. En återremiss ska alltid motiveras så att det beredande organet vet vad som behöver beredas mer innan det skickar upp ärendet igen. Ett ärende kan endast bordläggas eller återremitteras av en minoritet en gång, om ett ärende ska återremitteras eller bordläggas ytterligare en gång krävs enkel majoritet (minst hälften av ledamöterna).
I kommunstyrelsen eller en nämnd krävs att minst hälften av ledamöterna röstar för en återremiss eller bordläggning av ärendet för att detta ska ske. Där är det alltså ingen skillnad mellan yrkande om återremiss eller annat yrkande när det gäller hur många som behöver rösta för yrkandet.
Kollision mellan lagstadgad tidsfrist och bordläggning
Det kan uppstå kollisioner mellan bordläggning och de lagkrav som finns på att ärenden ska handläggas inom viss tid. Det kan också finnas andra skäl än rent juridiska till att ett bordlagt ärende är brådskande. Därför finns möjligheten att förlänga ett sammanträde, att besluta om fortsatt sammanträde samt kalla till extra sammanträde.